【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案的管理，提高档案利用效率，确保各类文件资料的安全、完整和有效使用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中产生的各类文件、资料及相关档案的归档、保管、查阅与销毁等管理工作。
一、文件档案管理原则
| 管理原则 | 内容说明 |
| 统一管理 | 所有文件档案由综合部统一归口管理，确保档案管理的规范性和一致性。 |
| 分类整理 | 按照文件性质、用途、密级等进行分类，便于查找与使用。 |
| 安全保密 | 涉及公司机密或敏感信息的文件必须严格保管，防止泄密。 |
| 及时归档 | 文件形成后应及时归档，避免遗漏或延误。 |
| 有效利用 | 档案应定期清理、更新，确保其真实性和可用性。 |
二、文件档案分类标准
根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类：
| 类别 | 说明 | 示例 |
| 行政类 | 公司内部行政事务相关文件 | 会议纪要、通知公告、办公用品采购记录等 |
| 人事类 | 与员工相关的文件资料 | 员工档案、招聘资料、劳动合同、考勤记录等 |
| 财务类 | 涉及财务收支和预算的文件 | 发票、合同、财务报表、审计报告等 |
| 项目类 | 项目执行过程中形成的文件 | 项目计划书、进度报告、验收材料等 |
| 技术类 | 技术文档、研发资料等 | 设计图纸、技术方案、测试报告等 |
| 法律类 | 合同、法律文书、知识产权文件等 | 合同协议、专利证书、诉讼材料等 |
三、文件档案管理流程
| 环节 | 操作要求 |
| 形成阶段 | 文件产生后，由责任人及时整理并标注内容、日期、密级等信息。 |
| 归档阶段 | 文件经审核无误后，按分类标准归入相应档案盒，并填写《归档登记表》。 |
| 保管阶段 | 档案应存放在专用档案柜中，保持环境干燥、整洁，定期检查。 |
| 查阅阶段 | 非涉密档案可按规定流程查阅，涉密档案需经审批后方可调用。 |
| 销毁阶段 | 过期或无保存价值的档案，需经审批后由专人负责销毁，并做好记录。 |
四、档案管理人员职责
| 职责 | 内容说明 |
| 档案管理员 | 负责文件的接收、分类、归档、保管、借阅及销毁工作。 |
| 部门负责人 | 负责督促本部门文件资料的及时归档和完整性。 |
| 审批人员 | 对涉及机密或重要档案的查阅、借出、销毁等操作进行审批。 |
五、档案管理监督与考核
1. 定期检查：综合部每月对各部门档案管理情况进行抽查，发现问题及时整改。
2. 责任追究：对于因管理不善导致档案丢失、泄露或损毁的，将追究相关责任人责任。
3. 绩效考核：将档案管理纳入部门及个人年度考核内容，作为评优评先的重要依据。
通过本制度的实施，旨在建立一套科学、规范、高效的文件档案管理体系，提升公司整体管理水平和运营效率。各部门应认真贯彻执行，确保档案管理工作有序开展。
