【请购单是什么】请购单是企业在采购过程中常用的一种内部文件，用于记录和申请购买物品或服务的需求。它通常由使用部门或需求方填写，提交给采购部门进行审批和执行。请购单不仅是采购流程的起点，也是企业内部管理的重要工具，有助于规范采购行为、控制成本和提高效率。
一、请购单的基本定义
请购单（Purchase Request）是指企业内部各部门在需要采购物资、设备或服务时，向采购部门提出申请的书面文件。它包含了采购物品的名称、数量、用途、预算金额等信息，是后续采购流程的重要依据。
二、请购单的作用
| 作用 | 说明 |
| 明确需求 | 记录采购的具体内容和用途，避免盲目采购 |
| 控制成本 | 提前审批，防止不必要的支出 |
| 规范流程 | 确保采购活动符合公司制度和财务规定 |
| 责任明确 | 明确申请部门、审批人及采购人员的责任 |
| 审计依据 | 作为财务报销和审计的重要凭证 |
三、请购单的常见内容
以下是一份标准请购单中通常包含的信息：
| 项目 | 内容示例 |
| 申请部门 | 行政部、市场部、研发部等 |
| 申请人 | 张三 |
| 申请日期 | 2025年4月5日 |
| 物品名称 | 办公打印机 |
| 数量 | 1台 |
| 规格型号 | HP LaserJet Pro MFP M428fdw |
| 单位价格 | 3,500元 |
| 总金额 | 3,500元 |
| 预算编号 | 2025-001 |
| 用途说明 | 用于行政部日常打印工作 |
| 审批人 | 李四（部门主管）、王五（采购经理） |
| 备注 | 无 |
四、请购单的流程
1. 填写申请：由使用部门填写请购单并附上相关资料；
2. 部门审批：由部门主管或负责人审核并签字；
3. 财务审核：财务部门确认预算是否充足；
4. 采购执行：采购部门根据请购单进行采购；
5. 收货验收：货物到后由使用部门验收并签字确认；
6. 归档保存：将请购单及相关单据归档备查。
五、请购单与采购订单的区别
| 项目 | 请购单 | 采购订单 |
| 用途 | 申请采购 | 实际下单采购 |
| 填写人 | 使用部门 | 采购部门 |
| 审批层级 | 部门主管、财务等 | 采购经理、供应商 |
| 法律效力 | 内部流程文件 | 具有法律约束力的合同 |
| 是否对外 | 否 | 是 |
通过合理使用请购单，企业可以有效提升采购管理的透明度和规范性，降低采购风险，同时确保资源得到合理配置。
